Samtykkeerklæring omkring billeder – hvad siger loven

Alle virksomheder eller organisationer der har en hjemmeside, en Facebookkonto, er på LinkedIn eller andre online platforme, benytter sig som regel af portrætfotos eller situationsbilleder. For at overholde persondatalovgivningen er det vigtigt, at sikre sig samtykkeerklæringer på de billeder, hvor det lovmæssigt kræves.


Det kan dog være svært at gennemskue, hvornår du skal have et samtykke og hvornår du kan undvære. Derfor har vi her samlet de væsentlige begreber og regler, så du kan komme tvivlen til livs.


Personoplysninger og portrætbilleder
Personoplysninger kan være mange ting, det er ikke kun et CPR nr., et fingeraftryk eller et navn, det kan også være en stemme, religiøs overbevisning, antal sygedage, familieforhold og sidst men ikke mindst portrætbilleder.

Personoplysninger bliver delt op i to kategorier: almindelige personoplysninger samt følsomme personoplysninger. Vi har tidligere skrevet en artikel omhandlende dette emne, hvor du kan blive klogere på, hvad der betegnes som almindelige personoplysninger og hvad følsomme personoplysninger er.

Bliv klog på personoplysninger
”En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger”. Datatilsynet

Læs mere om rettigheder i "De registreredes rettigheder 2"


Derfor er det vigtigt at se nærmere på, når du i din virksomhed eller organisation tager billeder der skal bruges til offentliggørelse. Hvad enten det drejer sig om billeder på tryk, på hjemmesiden, Facebook, LinkedIn eller til brug på Internettet, så er det et spørgsmål om, hvorvidt der er tale om ’personoplysninger’.

Er et portrætbillede en personoplysning?
Her kan vi svare ganske kort ”JA”, hvis du kan identificere en person ud fra billedet. Så er der tale om en personoplysning og det pågældende billede, er omfattet af databeskyttelsesforordningen. Det gælder, uanset om billedet står alene, eller om billedet er ledsaget af en tekst, der identificerer den pågældende person.


Billeder på internettet – hvad siger loven
Må jeg frit lægge de billeder op på nettet jeg vil, eller skal jeg altid have et samtykke, fra de personer der er på billedet?


Som udgangspunkt kræver det et samtykke fra personen (eller dennes forældre ved en person under 16 år) der er portrætteret på det billede, man ønsker at offentliggøre. Hvorimod et harmløst situationsbillede kan som udgangspunkt offentliggøres uden samtykke.


Persondataforordningen skelner mellem portrætbilleder og situationsbilleder, og der er stor forskel på disse betegnelser. Lovgivningsmæssigt er det yderst vigtigt at kunne skelne imellem dem, når man planlægger en fotosession til sociale medier eller hjemmesiden. Herunder kan du læse mere om, hvornår et billede betragtes som et situations- eller portrætbillede, og hvad du i øvrigt skal være opmærksom på, når du offentliggør billeder på internettet.


Hvad er et situationsbillede, i henhold til persondataforordningen?
Situationsbilleder, er billeder der må offentliggøres uden samtykke fra de personer, der er afbilledet. De defineres som billeder, hvor en given aktivitet eller situation er det egentlige hovedformål med billedet.

Det kunne for eksempel være deltagere på en konference eller et netværksarrangement, legende børn i en park, gæster til en koncert, folk der kommer gående på et strøg, eller besøgende i en dyrepark.


Et billede af personer i en undervisningssituation, hvor ikke den enkelte person men undervisningen er i fokus, kan konkret betegnes som et situationsbillede.

Billeder der er taget i det offentlige rum, det kan være på gader, i parker og andre steder, hvor der ikke er nogen adgangsbegrænsning. De billeder må du offentliggøre, under hensyntagen til visse kriterier. (Der kan være opstillet betingelser for fotografering i offentlige områder, f.eks. retsbygninger, lufthavne, metro, storcentre, banegårde mv.) Man kan som udgangspunkt ikke altid være sikker på, at man må tage billeder på offentlig grund. Brug sund fornuft.


Det afgørende kriterium i forbindelse med vurdering af eventuel offentliggørelse er, at den afbildede ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, f.eks. i markedsførings eller andet kommercielt øjemed. Billederne skal med andre ord være harmløse ud fra en normal betragtning.

Billeder kan dog være af en sådan beskaffenhed, at det må antages at virke krænkende for de afbildede. Dette kunne f.eks. være hvis to genkendelige personer bliver afbildet i intime situationer, folk der nøgenbader, folk der skændtes, eller genkendelige personer der har været udsat for en trafikulykke.

workshop-lokale-circle

Her kræves ikke samtykke, hverken foredragsholder eller kursister kan identificeres.


Følgende situationsbilleder vil normalt ikke kunne offentliggøres uden samtykke:

* Personbilleder der er taget steder, hvor der ikke er offentlig adgang f.eks. være i et privat hjem eller inde i en bil. Her må du ikke tage billeder af personer, som befinder sig på dette område, uden deres samtykke
* Personbilleder der er taget af ansatte på deres arbejde i en privat virksomhed eller hos en offentlig myndighed
* Billeder taget til private arrangementer og sammenkomster, kræver at alle der kan identificeres på billedet, skal give samtykke.
* Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuse, gæster på et diskotek mm.

Du må gerne offentliggøre et krænkende billede, du må bare ikke kunne identificere personen eller personerne på billedet. Man ser det ofte med personbilleder, hvor der er indsat en sort bjælke over ansigtet, eller billedet er taget af personen bagfra, så man ikke kan identificere personen.


Hvad kendetegner et portrætbillede i henhold til persondataforordningen?
Som hovedregel kræver det samtykke at offentliggøre et portrætbillede, det vil sige du bruger billedet til udstilling som udprint eller til at lægge online på intranettet, internettet eller ved brug på SoMe.

Portrætbilleder har til formål at vise en eller flere personer, og hvor det er personerne, der er i fokus. Det er ikke situationen eller aktiviteten, der er hovedformålet med billedet.

Vi har listet et par eksempler, på hvad et portrætbillede ifølge Databeskyttelsesforordningen kan være, og hvor du skal have samtykke af afbildet for at gøre brug af billedet.

* En oplægsholder ved et arrangement
* Et klassebillede eller gruppebillede
* Et kursus hold – hvor ansigter er genkendelige
* Et billede på hjemmesiden, med alle firmaets ansatte evt. taget foran virksomhedens domicil, det er også et portræt billede
* At tage billeder af de ansatte til brug på firmaets Facebook, LinkedIn, Intranet eller hjemmeside
* Fødselsdag i frokoststuen - billeder af ansatte betragtes som værende oplysninger af privat karakter. Arbejdspladsen må derfor kun offentliggøre billeder af medarbejdere, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke
* Printede billeder af virksomhedens ansatte til brug for eksempel i venteværelset i en tandlægeklinik
* Billeder af referencer man har benyttet sig af på hjemmesiden, se eksempel her (brancheløsning)
* Portrætbilleder taget af medlemmer fra en fotoklub, der bliver brugt til udstilling

Bruger du en af dine medarbejder i reklameøjemed, skal du være opmærksom på, at her kommer du ind under markedsføringsloven.

Korshøj_sophie

Her kræves samtykke fra foredragsholderen

Hvordan klager jeg over et online opslag?
Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af et billede, har du ret til at gøre indsigelse. Du skal i så fald oplyse, hvilket billede der ønskes slettet og hvorfor. Hvis du eller flere personer, der er på billedet, ikke ønsker at have billedet liggende på internettet, bør det umiddelbart fjernes af den dataansvarlige.


Hvis den dataansvarlige ikke vil imødekomme din anmodning om at slette billedet, kan du klage til Datatilsynet. Hvis du klager, skal du sende dem de argumenter, du har begrundet dit ønske med og det svar, du har fået fra den person, der har offentliggjort billedet.


Hvis du ønsker at klage over behandling af personoplysninger i forbindelse med et opslag på Facebook eller et andet socialt medie eller en debattråd på et debatforum, bør du kontakte den pågældende person, der står bag opslaget, (den dataansvarlige). Samt få deres syn på sagen og bede dem om at slette eller fjerne oplysningerne.


Efterfølgende kan du overveje, om du har brug for at få Datatilsynets vurdering af sagen.


Du kan kontakte Datatilsynet, hvis du ønsker at blive vejledt om dine muligheder, eller ønsker at klage over en behandling af personoplysninger om dig. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og telefontider her.


Bliver dit billede misbrugt online?
Har du billeder på nettet og spekulerer på, om dine billeder muligvis bliver misbrugt et andet sted i verden, kan du anvende Google Image Search.


Hvis du går ind på Google-billeder, og vælger knappen med kameraet som findes i søgefeltet, kan du vælge, hvilket billede søgemaskinen skal lede efter.


Hvad er en samtykkeerklæring?
En samtykkeerklæring er en erklæring, hvor den portrætterede person giver billedetageren ret til at anvende billedet på forskellige medier. Et samtykke kan gives mundtligt eller skriftligt. Det er dog billedetageren, virksomheden eller organisationen, der skal bevise, at der i den konkrete situation er afgivet samtykke, og at det i øvrigt lever op til persondatalovens krav til et samtykke.


Persondatalovens krav til en samtykkeerklæring

Frivilligt
Når et samtykke skal være frivilligt,betyder det, at der ikke må hæftes krav om samtykke sammen med fx køb af varer.
Du må altså ikke kræve samtykke til fx at modtage reklamer, nyhedsbreve eller anden behandling af en persons data, for at denne person kan få lov til at købe en vare.
Det må således ikke være afgivet under tvang. I nogle tilfælde kan der dog herske tvivl om frivilligheden, da der kan forekomme modydelser for at meddele samtykket.

Specifikt & informeret
At et samtykke skal være specifikt betyder, at du giver samtykke til behandling med et bestemt formål, ikke et bredt samtykke, som kan fortolkes som virksomheden ønsker det, eller som dækker mange forskellige formål.
Samtykket skal være informeret, hvilket betyder, at den registrerede er informeret om, hvad samtykket vil betyde for kunden, fx at vedkommende bliver genstand for målrettet markedsføring.
Dette må under ingen omstændigheder skjules i anden tekst.

Utvedtydigt & udtrykkeligt
Endelig skal samtykket være utvetydigt. Man må altså ikke være i tvivl om, at der er givet samtykke, og der skal derfor udføres en aktiv handling fra fx kundens side, såsom at sætte flueben i en boks eller udfylde en blanket.
Et samtykket skal være udtrykkeligt. Det betyder, at der skal være tale om en aktiv handling fra den registreredes side.
Det er altså ikke godt nok, hvis man skriver eller siger til personen, at hvis han/hun ikke protesterer inden f.eks. en uge, går man ud fra, at der foreligger et samtykke.

En samtykkeerklæring skal bl.a. indeholde:


* Firmanavn på virksomhed eller organisation der vil benytte billedet
* Personnavn samt oplysninger på den person der er portrætteret
* Forældres eller værges underskrift (hvis pågældende er under 16 år.)
* Her skal stå dags dato for samtykkes oprettelse
* Hvad billedet skal bruges til, det er vigtigt at præcisere hvad der meldes samtykke til
* Hvilket billede det drejer sig om
* Hvordan samtykket kan trækkes tilbage

Når det skal vurderes, om offentliggørelsen af et billede med børn og unge er lovlig, skal man tænke på, at børn skal gives en særlig beskyttelse, fordi de oftest er mindre bevidste om de risici og konsekvenser, som kan være forbundet med behandling af personoplysninger.


Hvis du har givet dit samtykke til en billedetager, virksomhed eller organisation, kan du til enhver tid trække den tilbage ved at kontakte den billedetager, virksomhed eller organisation, der har indhentet den, -også selvom der er tale om lovlige billeder. Husk på at et samtykke ikke er tidsbegrænset, det løber indtil det bliver trukket tilbage. Der kan ikke tilbagekaldes samtykke med tilbagevirkende kraft.


Gratis download af samtykkeerklæring
Vi har udarbejdet denne standardskabelon, som du kan benytte dig af, eller tage udgangspunkt i når du skal bruge en samtykkeerklæring.
Hent den her

Eksempelvis kan du benytte dig af vores skabelon hvis du er:


* Frisør der tager billeder af kunder til brug på sociale medier
* Kursusvirksomhed der tager billeder af identificerbare kursister til brug for brochuremateriale
* Konferencested der tager billeder af deres foredragsholder til opslag på Facebook
* Billeder af en flok identificerbare unge mennesker til brug på hjemmeside (HUSK Forældres eller værges underskrift hvis pågældende er under 16 år)
* Under julefrokosten bliver der taget billeder, der bliver uploadet på virksomhedens intranet
* Foto klub der tager bybilleder med portrætterede personer, og billederne bliver vist på Facebook eller den private fotografs hjemmeside
* Du som privatperson, tager personbilleder får dem printet ud og udstiller dem på rådhuset

Selvom samtykkeerklæring er lovlig og udfyldt korrekt, skal du huske at det er den der lægger billedet op (den dataansvarlige), der skal overveje, om offentliggørelsen af billedet er lovlig.


Til virksomheder - samtykkeerklæringer i GDPR-Portalen
I GDPR-Portalen har vi udarbejdet mange forskellige skabeloner, se blandt andet under ”Anvendelse af samtykke” samt ”Personalehåndbog”. Udfyld samtykkeerklæring til de ansatte, den opbevares evt. sammen med deres ansættelseskontrakter.

Udarbejd politikker for offentliggørelse af billeder af den ansatte fx i en personalehåndbog. Hvor der bl.a. præciseres formålet med billederne.


* Portrætbilleder, det kan være så eventuelle kunder, kan se hvem de handler med
* Virksomheden benytter billederne på hjemmeside og på tryk i evt. venteværelse
* Om billederne bliver brugt til andet formål og på andre platforme

Hvis du bruger medarbejderportrætter på din hjemmeside, FB, LinkedIn mm. bruger du skabelonen ”Oplysning og samtykke vedr. medarbejdere”. I portalen vil du finde den forud udfyldt herfra, du skal blot udfylde de markerede felter med bl.a. din virksomhed eller organisations oplysninger, dine medarbejder oplysninger samt underskrifter. Så er du sikker på, at du har handlet korrekt ifølge persondataloven.

Politikken kan skrives ind i personalehåndbogen eller lignende. Hvis der er tale om portrætbilleder og ikke bare situationsbilleder, skal der indhentes samtykke.
Husk i øvrigt at lave en intern politik for offentliggørelse af billeder til markedsføringsøjemed (oplysning til medarbejdere, hvordan politikker og processere er)

Vil du læse mere kan du gå ind på FORORDNINGER
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv


Link til databeskyttelsesforordningen

Denne artikel er bragt med tilladelse fra https://persondatasupport.as